Executive Summary in English

This article discusses law firm management and the intersection of knowledge management with AI. Here are the key points:

• The ideal tool for law firm management is described as a « Second Brain » that centralizes all information including document management, client files, project tracking, and billing in an interconnected system
• AI enhances this system by:
  • Facilitating data search and exploitation
  • Helping produce deliverables from templates
  • Analyzing complex documents and identifying critical points
• Knowledge management is crucial for AI success:
  • Law firms must properly structure and update their knowledge base
  • 90% of firms have significant gaps in this area
  • AI amplifies existing knowledge but cannot compensate for poor organization
• Regarding concerns about AI and billing:
  • Time saved through AI can be redirected to other cases
  • Focus should be on value creation rather than billing for tools
• Training lawyers on AI requires:
  • Understanding limitations and verification of results
  • Transparency in AI usage and continuous training
  • Recognition that AI remains a tool that won’t replace legal expertise
• Future outlook:
  • AI represents an opportunity for small firms to compete with larger ones
  • Human expertise remains central
  • Success depends on combining AI power with human intelligence

Sa pratique professionnelle et son appétence personnelle pour les nouvelles technologies lui permettent d’avoir une vision et une compréhension structurées et novatrices des outils récents ou à venir. Nous avons souhaité discuter avec lui de la façon dont les cabinets d’avocats doivent se saisir de ces technologies pour améliorer leur gestion.

Quel est, selon toi, l’outil de gestion idéal pour un cabinet d’avocat ?

L’outil idéal pour gérer un cabinet d’avocat, c’est ce que l’on appelle un Second Brain, ou « deuxième cerveau ». Concrètement, c’est une plateforme qui centralise et relie toutes les informations nécessaires au quotidien : gestion documentaire, dossiers clients, suivi de projets, facturation, temps passé, tout est interconnecté. Cela permet de structurer l’ensemble de l’activité et d’éliminer une grande partie de la charge mentale liée à la gestion.

Nous évoluons dans une époque saturée d’informations. À chaque instant, tu absorbes des éléments qui te paraissent pertinents, mais que tu ne peux pas forcément exploiter immédiatement. L’idée, c’est de les capturer dans ton « deuxième cerveau », pour pouvoir les retrouver et les utiliser rapidement au moment voulu. Par exemple, tu peux suivre chaque projet client : qui a travaillé dessus, ce qui a été observé, combien cela a coûté, etc. Tout est organisé sous forme de bases de données relationnelles, ce qui permet d’accéder aux informations rapidement et d’avoir une vue d’ensemble.

L’idée est d’aller au-delà des outils existants. Dans beaucoup de cabinets la gestion documentaire et de projet sont catastrophiques, ce qui génère une perte de temps et une charge mentale inutile. Avec un Second Brain, tu peux tout relier : les dossiers, les modèles de contrats, les sources juridiques, et même les tâches des membres de l’équipe. Tu sais en un clic où tu en es, qui intervient sur quoi, et quelles sont les prochaines étapes. C’est un outil que tout cabinet devrait avoir, mais qui fait encore cruellement défaut aujourd’hui.

Quelle est la place de l’IA dans cet outil idéal ?

L’intelligence artificielle vient enrichir ce système en facilitant la recherche et l’exploitation des données. Aujourd’hui, certains outils embarquent un moteur d’IA qui ne se contente pas de retrouver une information : il l’exploite pour produire un livrable. Prenons l’exemple d’une mise en demeure : au lieu de fouiller pour trouver le bon modèle et vérifier les textes applicables, tu entres les faits spécifiques, et l’outil, grâce aux templates et à ta base documentaire, te sort une version adaptée. C’est un gain de temps monumental.

L’IA est également particulièrement utile pour analyser des documents complexes. Par exemple, face à un contrat envoyé par une autre partie, l’IA compare le document à tes modèles internes, identifie les divergences et les points critiques, qu’ils soient rédactionnels ou stratégiques. Ce qui prendrait des heures manuellement peut être effectué en quelques minutes.

Mais attention : l’IA n’est performante que si elle est alimentée par des données pertinentes et structurées. C’est pourquoi il est essentiel d’avoir une base documentaire bien organisée. L’IA ne fait qu’amplifier ce qui existe : si les connaissances internes sont désorganisées ou incomplètes, les résultats seront médiocres.

Le knowledge management est donc un élément essentiel ?

Absolument. Le knowledge management est la pierre angulaire pour tirer pleinement parti de l’IA. Il s’agit de structurer et d’actualiser en continu les connaissances du cabinet : modèles juridiques, livrables antérieurs, doctrines spécifiques, etc. Le problème, c’est que 90 % des cabinets ont de grandes lacunes en la matière. Ils espèrent parfois que l’IA viendra pallier ce manque, mais c’est impossible. L’IA est un outil d’amplification, pas une baguette magique.

Chaque cabinet a des besoins différents selon ses pratiques : un avocat en droit social ne travaille pas de la même manière qu’un avocat en M&A ou en contentieux. Même au sein d’une spécialité, chaque avocat a ses propres habitudes et méthodes. Il est donc essentiel que l’outil soit personnalisé et nourri par un travail rigoureux de knowledge management.

Un cabinet qui néglige cet aspect sera incapable de tirer parti de l’IA. Les données doivent être organisées, enrichies et adaptées. Sans cela, même l’outil le plus performant sera inutile.

Que réponds-tu aux avocats qui craignent une perte de revenus liée à la facturation horaire avec l’IA ?

C’est une question légitime, mais elle traduit une vision dépassée. Certains avocats ralentissent volontairement leur travail pour facturer plus, ce qui est absurde. L’IA permet de gagner du temps, mais cela ne signifie pas que l’on facture moins. Si tu gagnes 25 % de temps sur une tâche, tu peux en consacrer davantage à d’autres dossiers. Tu optimises ta capacité de production et le client, lui, bénéficie d’une réponse plus rapide. C’est gagnant-gagnant.

La vraie question n’est pas « comment refacturer l’outil », mais comment créer de la valeur. Personne ne refacture Outlook ou Word à ses clients. Ces outils font partie du fonctionnement normal d’un cabinet. Ce qui compte, c’est l’expertise et la qualité du service rendu.

Comment former les avocats à l’utilisation de l’IA ?

Il faut commencer par savoir ce que l’on sait et identifier ce que l’on ne sait pas. L’IA est un filtre qui s’intercale entre toi et les sources primaires. Pour un avocat expérimenté, c’est un accélérateur : il utilise l’IA pour produire un livrable qu’il sait vérifier et corriger. Mais pour un junior, le risque est grand de se fier aveuglément à des résultats erronés. C’est pourquoi il est crucial d’insister sur l’importance de revenir aux sources primaires.

La clé, c’est la transparence : quand un collaborateur utilise l’IA, il doit inclure son livrable final, mais aussi le prompt utilisé et les résultats intermédiaires. Cela permet de le corriger, d’améliorer ses pratiques et de s’assurer que l’outil est utilisé correctement. Cette formation continue est essentielle pour éviter les dérives et garantir la qualité du travail.

En définitive, l’IA reste un outil, ni plus ni moins. C’est comme un couteau : tout dépend de la manière dont tu l’utilises. Bien employée, elle te permet d’aller plus vite, de gagner en précision et d’offrir une meilleure expérience à tes clients. Mais elle ne remplacera jamais la valeur ajoutée humaine que constitue le savoir-faire juridique.

L’IA va-t-elle transformer la structure des cabinets d’avocats ?

Oui, elle aura un impact, mais pas forcément là où on l’attend. Le facteur humain reste central. L’IA ne remplace pas la réflexion juridique : elle l’accélère et l’améliore.

Cependant, il y a un risque de gap générationnel. Les jeunes avocats devront maîtriser ces outils dès leur entrée sur le marché. Si les besoins des clients ne progressent pas en parallèle, il y aura une contraction de la demande, et certains risquent d’être sacrifiés sur l’autel de la productivité.

En revanche, pour les petits cabinets, l’IA représente une chance inouïe. Elle leur permet de rivaliser avec les grandes structures en termes d’efficacité et de puissance de travail. Les grandes structures, elles, risquent de s’enliser si elles n’intègrent pas ces outils de manière agile et personnalisée. Un outil « prêt à l’emploi » non adapté aux besoins d’un cabinet sera vite obsolète.

En conclusion, quelle place pour l’avocat face à l’IA demain ?

L’IA est un outil, pas une fin en soi. Elle permet d’accélérer la production, d’améliorer la qualité du travail et de transformer les méthodes des cabinets. Mais pour en tirer parti, il faut une base solide : un knowledge management rigoureux, une organisation claire des connaissances et une personnalisation des outils.

L’avocat reste au coeur de cette transformation. L’IA n’est qu’un amplificateur : elle ne remplace pas l’expertise, la créativité ou la finesse stratégique qui font la différence. Le cabinet de demain sera celui qui saura combiner la puissance de l’IA avec l’intelligence humaine pour offrir un service toujours plus performant à ses clients.

Propos recueillis par Ariane Malmanche

Première publication: Le Journal du Village de la Justice, n°106