Armingaud Avocat

Gestion du cabinet : quand le knowledge management rencontre l’IA

Executive Summary in English

This article discusses law firm management and the intersection of knowledge management with AI. Here are the key points:

The ideal tool for law firm management is described as a « Second Brain » that centralizes all information including document management, client files, project tracking, and billing in an interconnected system
AI enhances this system by:
- Facilitating data search and exploitation
- Helping produce deliverables from templates
- Analyzing complex documents and identifying critical points
Knowledge management is crucial for AI success:
- Law firms must properly structure and update their knowledge base
- 90% of firms have significant gaps in this area
- AI amplifies existing knowledge but cannot compensate for poor organization
Regarding concerns about AI and billing:
- Time saved through AI can be redirected to other cases
- Focus should be on value creation rather than billing for tools
Training lawyers on AI requires:
- Understanding limitations and verification of results
- Transparency in AI usage and continuous training
- Recognition that AI remains a tool that won’t replace legal expertise
Future outlook:
- AI represents an opportunity for small firms to compete with larger ones
- Human expertise remains central
- Success depends on combining AI power with human intelligence

Sa pratique professionnelle et son appétence personnelle pour les nouvelles technologies lui permettent d’avoir une vision et une compréhension structurées et novatrices des outils récents ou à venir. Nous avons souhaité discuter avec lui de la façon dont les cabinets d’avocats doivent se saisir de ces technologies pour améliorer leur gestion.

Quel est, selon toi, l’outil de gestion idéal pour un cabinet d’avocat ?

L’outil idéal pour gérer un cabinet d’avocat, c’est ce que l’on appelle un Second Brain, ou « deuxième cerveau ». Concrètement, c’est une plateforme qui centralise et relie toutes les informations nécessaires au quotidien : gestion documentaire, dossiers clients, suivi de projets, facturation, temps passé, tout est interconnecté. Cela permet de structurer l’ensemble de l’activité et d’éliminer une grande partie de la charge mentale liée à la gestion.

Nous évoluons dans une époque saturée d’informations. À chaque instant, tu absorbes des éléments qui te paraissent pertinents, mais que tu ne peux pas forcément exploiter immédiatement. L’idée, c’est de les capturer dans ton « deuxième cerveau », pour pouvoir les retrouver et les utiliser rapidement au moment voulu. Par exemple, tu peux suivre chaque projet client : qui a travaillé dessus, ce qui a été observé, combien cela a coûté, etc. Tout est organisé sous forme de bases de données relationnelles, ce qui permet d’accéder aux informations rapidement et d’avoir une vue d’ensemble.

L’idée est d’aller au-delà des outils existants. Dans beaucoup de cabinets la gestion documentaire et de projet sont catastrophiques, ce qui génère une perte de temps et une charge mentale inutile. Avec un Second Brain, tu peux tout relier : les dossiers, les modèles de contrats, les sources juridiques, et même les tâches des membres de l’équipe. Tu sais en un clic où tu en es, qui intervient sur quoi, et quelles sont les prochaines étapes. C’est un outil que tout cabinet devrait avoir, mais qui fait encore cruellement défaut aujourd’hui.

Quelle est la place de l’IA dans cet outil idéal ?

L’intelligence artificielle vient enrichir ce système en facilitant la recherche et l’exploitation des données. Aujourd’hui, certains outils embarquent un moteur d’IA qui ne se contente pas de retrouver une information : il l’exploite pour produire un livrable. Prenons l’exemple d’une mise en demeure : au lieu de fouiller pour trouver le bon modèle et vérifier les textes applicables, tu entres les faits spécifiques, et l’outil, grâce aux templates et à ta base documentaire, te sort une version adaptée. C’est un gain de temps monumental.

L’IA est également particulièrement utile pour analyser des documents complexes. Par exemple, face à un contrat envoyé par une autre partie, l’IA compare le document à tes modèles internes, identifie les divergences et les points critiques, qu’ils soient rédactionnels ou stratégiques. Ce qui prendrait des heures manuellement peut être effectué en quelques minutes.

Mais attention : l’IA n’est performante que si elle est alimentée par des données pertinentes et structurées. C’est pourquoi il est essentiel d’avoir une base documentaire bien organisée. L’IA ne fait qu’amplifier ce qui existe : si les connaissances internes sont désorganisées ou incomplètes, les résultats seront médiocres.

Le knowledge management est donc un élément essentiel ?

Absolument. Le knowledge management est la pierre angulaire pour tirer pleinement parti de l’IA. Il s’agit de structurer et d’actualiser en continu les connaissances du cabinet : modèles juridiques, livrables antérieurs, doctrines spécifiques, etc. Le problème, c’est que 90 % des cabinets ont de grandes lacunes en la matière. Ils espèrent parfois que l’IA viendra pallier ce manque, mais c’est impossible. L’IA est un outil d’amplification, pas une baguette magique.

Chaque cabinet a des besoins différents selon ses pratiques : un avocat en droit social ne travaille pas de la même manière qu’un avocat en M&A ou en contentieux. Même au sein d’une spécialité, chaque avocat a ses propres habitudes et méthodes. Il est donc essentiel que l’outil soit personnalisé et nourri par un travail rigoureux de knowledge management.

Un cabinet qui néglige cet aspect sera incapable de tirer parti de l’IA. Les données doivent être organisées, enrichies et adaptées. Sans cela, même l’outil le plus performant sera inutile.

Que réponds-tu aux avocats qui craignent une perte de revenus liée à la facturation horaire avec l’IA ?

C’est une question légitime, mais elle traduit une vision dépassée. Certains avocats ralentissent volontairement leur travail pour facturer plus, ce qui est absurde. L’IA permet de gagner du temps, mais cela ne signifie pas que l’on facture moins. Si tu gagnes 25 % de temps sur une tâche, tu peux en consacrer davantage à d’autres dossiers. Tu optimises ta capacité de production et le client, lui, bénéficie d’une réponse plus rapide. C’est gagnant-gagnant.

La vraie question n’est pas « comment refacturer l’outil », mais comment créer de la valeur. Personne ne refacture Outlook ou Word à ses clients. Ces outils font partie du fonctionnement normal d’un cabinet. Ce qui compte, c’est l’expertise et la qualité du service rendu.

Comment former les avocats à l’utilisation de l’IA ?

Il faut commencer par savoir ce que l’on sait et identifier ce que l’on ne sait pas. L’IA est un filtre qui s’intercale entre toi et les sources primaires. Pour un avocat expérimenté, c’est un accélérateur : il utilise l’IA pour produire un livrable qu’il sait vérifier et corriger. Mais pour un junior, le risque est grand de se fier aveuglément à des résultats erronés. C’est pourquoi il est crucial d’insister sur l’importance de revenir aux sources primaires.

La clé, c’est la transparence : quand un collaborateur utilise l’IA, il doit inclure son livrable final, mais aussi le prompt utilisé et les résultats intermédiaires. Cela permet de le corriger, d’améliorer ses pratiques et de s’assurer que l’outil est utilisé correctement. Cette formation continue est essentielle pour éviter les dérives et garantir la qualité du travail.

En définitive, l’IA reste un outil, ni plus ni moins. C’est comme un couteau : tout dépend de la manière dont tu l’utilises. Bien employée, elle te permet d’aller plus vite, de gagner en précision et d’offrir une meilleure expérience à tes clients. Mais elle ne remplacera jamais la valeur ajoutée humaine que constitue le savoir-faire juridique.

L’IA va-t-elle transformer la structure des cabinets d’avocats ?

Oui, elle aura un impact, mais pas forcément là où on l’attend. Le facteur humain reste central. L’IA ne remplace pas la réflexion juridique : elle l’accélère et l’améliore.

Cependant, il y a un risque de gap générationnel. Les jeunes avocats devront maîtriser ces outils dès leur entrée sur le marché. Si les besoins des clients ne progressent pas en parallèle, il y aura une contraction de la demande, et certains risquent d’être sacrifiés sur l’autel de la productivité.

En revanche, pour les petits cabinets, l’IA représente une chance inouïe. Elle leur permet de rivaliser avec les grandes structures en termes d’efficacité et de puissance de travail. Les grandes structures, elles, risquent de s’enliser si elles n’intègrent pas ces outils de manière agile et personnalisée. Un outil « prêt à l’emploi » non adapté aux besoins d’un cabinet sera vite obsolète.

En conclusion, quelle place pour l’avocat face à l’IA demain ?

L’IA est un outil, pas une fin en soi. Elle permet d’accélérer la production, d’améliorer la qualité du travail et de transformer les méthodes des cabinets. Mais pour en tirer parti, il faut une base solide : un knowledge management rigoureux, une organisation claire des connaissances et une personnalisation des outils.

L’avocat reste au coeur de cette transformation. L’IA n’est qu’un amplificateur : elle ne remplace pas l’expertise, la créativité ou la finesse stratégique qui font la différence. Le cabinet de demain sera celui qui saura combiner la puissance de l’IA avec l’intelligence humaine pour offrir un service toujours plus performant à ses clients.

Propos recueillis par Ariane Malmanche

Première publication: Le Journal du Village de la Justice, n°106

Data Act : le deficit d’attention des entreprises pourrait se retourner contre elles

septembre 19th, 2024 | Posted by Claude-Etienne Armingaud in Entretien | Europe | Technologies - (0 Comments)

Entretien croisé réalisé par Dorian Marcellin avec notre confrère et ami Romain Perray.

Les entreprises se sont-elles suffisamment préparées au Data Act ?

Claude-Etienne Armingaud : La maturité est quasiment nulle aujourd’hui sur le Data Act, car il n’y a même pas de connaissance de base du texte chez beaucoup d’acteurs, voire de son existence même. Si on compare avec l’expérience du RGPD il y a 8 ans, la différence, c’est qu’il y avait déjà une culture dans les pays européens autour des données personnelles. Ainsi, certaines filiales européennes avaient prévenu très tôt leur maison mère à l’étranger des impacts de la réglementation en avance de phase. Aujourd’hui, le Data Act reste avant tout un sujet connu des juristes, qui n’a pas provoqué de remous. Avec le RGPD, il fallait nommer des data protection officers, et cela avait fait réagir fortement. Là, on est dans la politique de l’autruche.

L’échéance du 12 septembre 2025 est-elle un couperet ?

Claude-Etienne Armingaud : La façon dont je vois les choses, c’est que si les entreprises ne prennent pas le sujet à bras-le-corps avec le temps qui leur reste, ce sont les utilisateurs qui vont les mettre face à leurs responsabilités. J’ai le sentiment que de nombreuses organisations se disent qu’elles verront bien s’il y a d’éventuelles actions en justice avant d’agir. Pourtant, on est sur des changements en termes de processus, de conception des produits, de changements contractuels, qui se font en moyenne sur des délais de 18 mois environ. Sans signaux plus positifs par rapport à l’échéance, je pense que les régulateurs européens vont finir par montrer les dents.

L’augmentation de la maturité de la gouvernance des entreprises sur le sujet des données depuis une dizaine d’années n’est-elle pas un avantage en ce sens ?

Claude-Etienne Armingaud : Les partis pris dans les organisations concernant la donnée m’ont toujours choqué : la fragmentation est très importante et il y a très peu d’ownership sur la donnée. Par exemple, l’ESG a toujours évolué séparément de son côté, alors qu’en toute logique, ces sujets devraient être intimement liés avec la vie privée, les données personnelles et la conformité technologique dans son ensemble. Les organisations ont la tentation de délaisser de nombreuses questions sur la donnée en mettant tout sur les épaules de leurs directions IT. Or, une grande partie de l’effort, au-delà de la question technique, va être le travail que le business va devoir faire sur lui-même ! Et en retour, cela contribue à la tendance des équipes IT de vouloir garder des prérogatives exclusives, quitte à jargonner pour repousser les métiers.

Je pense au contraire que les entreprises qui mettent en avant leur chief data officer, par opposition ou complémentarité avec le data protection officer, avec la mission de raconter une histoire pour fédérer à la fois les métiers et l’IT, sont sur la bonne voie. Leur message est d’une certaine façon que la conformité est un aspect collatéral de la gouvernance de la donnée, qui doit être mise en place de toute façon pour permettre à l’entreprise d’aller de l’avant. Cela implique une conscience à haut niveau que le sujet des fondamentaux data est un investissement vertueux. Travailler sur ces fondamentaux, c’est faire le chemin du Data Act.

Pensez-vous qu’une prise de conscience puisse avoir lieu suffisamment rapidement pour que les entreprises changent leur vision et leur méthode ?

Claude-Etienne Armingaud : Elles ont une forte incitation à le faire. Sans cette nouvelle approche sur la donnée, elles ne tireront pas grand-chose de l’intelligence artificielle. Je le répète, cet effort initial de classification, ce n’est pas seulement un enjeu de conformité avec le Data Act, c’est une démarche de valeur globale. Mais pour y parvenir, il est nécessaire d’avoir une impulsion business, plutôt qu’une épée de Damoclès réglementaire. Malheureusement, c’est une vision un peu idéaliste et optimiste de penser que, parce que les dirigeants veulent de l’IA générative qui fonctionne, ils vont accepter de travailler sur les fondamentaux data. Dans les faits, on voit des comités exécutifs qui veulent tout, tout de suite, avec beaucoup d’idées de produits qui surfent juste sur la médiatisation. Trop souvent, l’ambition qui prévaut est de « faire à tout prix », même si c’est mal faire. La reprise d’initiative et d’influence par les chief data officers, je l’appelle bien sûr de mes vœux, mais je ne pense pas qu’elle sera avérée d’ici 2025.

Lire l’intégralité de l’entretien sur le site Alliancy

Cybersecurite : quatre groupes politiques europeens interrogent la presidente du Parlement

juin 10th, 2024 | Posted by Claude-Etienne Armingaud in Données Personnelles | Entretien | Europe | Violation de données - (0 Comments)

Claude-Etienne Armingaud, avocat associé du cabinet K&L Gates spécialisé dans la protection de la vie privée et le droit des technologies, a identifié quatre points de défaillance potentiels dans la réaction du Parlement. S’ils devaient être confirmés, ils pourraient justifier une action éventuelle de l’autorité de protection des données.

Il s’agit d’une défaillance dans la sécurité, d’une quantité injustifiée de données collectées ou pendant une durée injustifiée, ou encore d’une communication incomplète de la violation aux personnes concernées.

Comme il s’agit d’un dossier très important, il est probable qu’il soit suivi par le CEPD, a ajouté M. Armingaud.

Lire l’article complet sur Euractiv

Utilisation de donnees a des fins de prospection commerciale : la CNIL sevit

Le message envoyé à tous ceux qui font appel à des brokers est très clair : il faut vérifier les données et tout ce qui s’y attache. Il est plus que jamais nécessaire de rationaliser ses actions de marketing et d’être proactif pour tenir compte des dernières décisions de la CNIL. Celles-ci sont d’ailleurs loin d’être dogmatiques : elles s’inscrivent dans la logique qui a déjà prévalu en matière de traitement des cookies.
Option Droit & Affaires, Mercredi 29 mai 2024

Retrouvez l’intégralité de l’article sur le site Option Droit & Affaires

Transfert de donnees transatlantique : Les Etats-Unis n’apporteront pas de garanties supplementaires aux Europeens

juillet 5th, 2023 | Posted by Claude-Etienne Armingaud in Données Personnelles | Entretien | Transferts de données - (0 Comments)

Citations dans l’article 01net.com de Stéphanie Bascou, à propos de la validation du Data Privacy Framework entre l’Union Européenne et les États-Unis:

« Ils ont mis de l’eau dans leur vin, il y a eu des compromis« , estime Maître Claude-Etienne Armingaud, partenaire au sein de K&L Gates LLP.

Les nouveaux mécanismes mis en place pour les Européens n’ont jamais été vus en droit américain, en termes de protection de personnes qui ne sont pas sur la juridiction américaine, c’est-à-dire qu’il ne s’agit ni de citoyens américains ni d’individus qui résident aux États-Unis.

Si le DPF est adopté, il sera contesté devant la Cour de justice de l’UE, comme l’ont été précédemment les deux autres textes, a rappelé Max Schrems, fondateur de NOYB. Ce conflit pourra-t-il un jour trouver une porte de sortie ? Rien n’est moins sûr car « en Europe, la protection de la vie privée et la protection des données à caractère personnel sont des libertés fondamentales », rappelle Maître Armingaud

Première publication: 01net.com

5 ans de RGPD… et apres ?

mai 26th, 2023 | Posted by Claude-Etienne Armingaud in Communication | Données Personnelles | Entretien | Presse - (0 Comments)

Entretiens croisés en compagnie d’Alexandra Iteanu, Alan Walter du cabinet Walter Billet:

Énormément de sociétés se sont emparé du sujet, confirme Claude-Etienne Armingaud, associé et membre de la pratique droit des nouvelles technologies & propriété intellectuelle de K&L Gates. Pour autant, beaucoup ne se sentent toujours pas concernées, comme notamment des sociétés mères étrangères disposant pourtant parfois de filiales en Europe.

Le panel qui leur était consacré en mars dernier, lors de la conférence IAPP Data Protection Intensive France 2023, s’est quasi transformé en session de psychanalyse collective, tant ils n’ont souvent pas les moyens de conduire leur mission », s’alarme Claude-Etienne Armingaud.

Même si l’on peut s’en réjouir dans l’absolu, avoir voulu d’emblée frapper très loin et très fort
constitue une limite du règlement, analyse Claude-Etienne Armingaud. Dans les faits, il est souvent difficile d’obtenir de juridictions étrangères de se saisir de l’exécution locale de dossiers bâtis sur les obligations européennes du RGPD.

Accédez à l’intégralité de l’article: LJA – La Lettre des Juristes d’Affaires – 29 mai 2023 – N° 1586

Données Personnelles, Régulation, RGPD, Vie Privée

Entretien sur B Smart pour #DataPrivacyDay

janvier 27th, 2023 | Posted by Claude-Etienne Armingaud in Communication | Données Personnelles | Entretien | Europe - (0 Comments)

Un grand merci à BSMART et Delphine Sabattier de donner de l’écho à la Journée Mondiale de la Protection des Données qui aura lieu ce samedi !

La réglementation (RGPD, Loi Informatique et Libertés) est-elle parfaite ? Non — mais avec ce double anniversaire (45è bougie de la CNIL – Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés et 5è de l’entrée en vigueur du #RGPD), focalisons-nous surtout sur les succès de ces normes — entre prise de conscience des entreprises et prise de pouvoir des personnes concernées.

Pour voir toute l’émission >> https://lnkd.in/eQwC3CkM

Pour fêter avec un peu d’anticipation dès ce soir avec IAPP – International Association of Privacy Professionals >> https://lnkd.in/gUN9ivtJ

(et merci à Jean LARROUMETS et Alain Staron, PhD pour nos échanges hors antenne — à poursuivre!)

#DPD23 #DataPrivacyDay #DataProtectionDay #MaTeteDansLePoste

CNIL, Données Personnelles, Europe, RGPD

« VAC Location exploite les donnees de ses vehicules pour limiter les couts » – Flottes Automobiles

« D’après le règlement européen sur la protection des données (RGPD), les entreprises doivent ne collecter que les données nécessaires », a pointé Claude Étienne-Armingaud. Rappelant la réglementation actuelle, l’avocat associé chez K&L Gates a ensuite présenté différents scénarios possibles de collecte de données.
« Les informations collectées dans la voiture peuvent rester sous la maîtrise unique de l’usager et ne sont pas transmises en dehors du véhicule : c’est le » in-in « . Ou alors, être transmises au fournisseur de service, tel que Geotab (in-out). Enfin, elles peuvent être transmises au fournisseur de service pour déclencher à distance une action automatique dans le véhicule (in-out-in). Le responsable du traitement des données doit se montrer transparent et documenter la finalité de l’enregistrement de ces données », a argumenté Claude Étienne-Armingaud.

Autre point important rappelé par Claude Étienne-Armingaud, avocat associé chez K&L Gates : « il est indispensable de fixer des durées de conservation des données et de les sécuriser. »

Lire l’intégralité de l’article de Julie Vénier sur le site Flottes Automobiles

Pourquoi la Cnil enquete sur l’application ClubHouse – Entretien avec Le Point

avril 5th, 2021 | Posted by Claude-Etienne Armingaud in Communication | Données Personnelles | Entretien | Presse - (0 Comments)

Spécificité propre à cette application, on y accède par cooptation, ce qui attise l’appétit des profanes pour ce club très select que fréquentent Elon Musk, Mark Zuckerberg et Bill Gates. « C’est un très bel outil du point de vue humain et intellectuel, dans lequel les personnes se sentent valorisées », estime l’avocat Claude Armingaud, associé du cabinet K&L Gates. Ce spécialiste du droit des nouvelles technologies et de la propriété intellectuelle est d’ailleurs devenu, comme plusieurs de ses confrères, un membre actif de ClubHouse. Il y anime le salon privé « The Privacy House » dédié à la protection des données personnelles.

Parmi les anomalies recensées, l’information sommaire des utilisateurs au moment de leur inscription et un accès à leurs contacts qui enjambe leur consentement. « Lorsqu’une personne s’inscrit, le réseau accède à tous ses contacts et à leurs numéros de téléphone, ce qui constitue une collecte indirecte de données personnelles au sens du RGPD. En principe, ces contacts doivent être informés de cette collecte au plus tard dans les 30 jours suivants, et doivent être en mesure d’exercer leurs droits d’opposition et d’accès à leurs données à tout moment. Sinon, une telle collecte pourrait constituer une violation majeure et caractérisée du RGPD », décrypte Me Armingaud.

Toutefois, relève Me Armingaud, « le risque existe que la plateforme, qui ne dispose pas encore d’un réel modèle économique, enregistre les conversations pour faire de l’analyse de contenu et du marketing. Si tel est le cas, et qu’elle n’en informe pas les utilisateurs, c’est un manquement au RGPD. Si elle compte le faire ultérieurement, elle devra procéder à cette information », détaille-t-il.

La question de l’enregistrement des conversations se pose avec d’autant plus d’acuité que « ClubHouse travaille avec un prestataire établi en Chine, où, d’ailleurs, l’application est interdite », note l’avocat. La voix est une donnée biométrique ultrasensible qui permet d’identifier la personne et, à travers elle, son état de santé, ses opinions et prises de position, autant d’informations à protéger dans le contexte tendu des relations avec la Chine. « Dès lors qu’elle est associée à un profil, la voix fait l’objet d’une protection renforcée du RGPD. Celui-ci interdit de traiter la voix à des fins d’identification », rappelle Me Armingaud.

Pour l’heure, l’enquête doit permettre d’établir si le RGPD s’applique à la société et si ses règles sont respectées. Si tel n’est pas le cas, « la Cnil pourra, le cas échéant, faire usage de ses propres pouvoirs répressifs » a-t-elle prévenu. Néanmoins, nuance Me Armingaud, en cas de sanction, « la société ne possédant aucun établissement en Europe, rien ne garantit que sa décision sera exécutée aux États-Unis, ce qui serait un véritable camouflet pour le RGPD ».

Lire l’article entretien complet avec Laurence Neuer sur LePoint.fr

Fichage des Opinions Politiques : l’efficacite attendue vaut-elle le risque pose aux libertes

Atlantico.fr : Le Conseil d’Etat vient d’autoriser l’élargissement des fichiers de police pour des motifs d’atteinte à la sécurité publique et à la sûreté de l’Etat. Dans le même temps, Singapour révèle avoir transmis à la police les données de géolocalisation issues de traçage du Covid. Peut-on comprendre, sur le principe, la volonté et l’intérêt de l’Etat à vouloir se prémunir dans ce genre de situation ?

Claude-Etienne Armingaud : Pour être plus précis, le Conseil d’État a refusé de censurer les décrets pris par le Gouvernement qui étendent le champ des données pouvant être collectées aux fins de préventions des atteintes à la sécurité publique par la Police, la Gendarmerie et le Renseignement.

Le corpus réglementaire européen (et français) qui vise à protéger les données à caractère personnel des individus se fonde sur sept grands principes énumérés à l’article 5 du RGPD :

Licéité, loyauté et transparence,
Limitation des finalités,
Minimisation des données,
Exactitude,
Limitation de la conservation,
Intégrité et confidentialité, et
Responsabilité.

Les finalités poursuivies par ces différents fichiers, qui sont d’ores et déjà en place, ne sont pas remises en cause par les décrets. Il en va de même pour les autres exigences, qui continuent de s’appliquer. Seules sont ici en cause les nouvelles catégories de données collectées et l’évaluation de leur pertinence au regard des finalités de sécurité et sûreté.

(suite…)